Un solde bancaire ne suffit pas à expliquer la situation d’une résidence. Une partie de l’argent peut être destinée à une facture déjà reçue, tandis que des appels de fonds restent à encaisser. Pour préparer un échange sur la gestion syndic, construisez deux vues : les dépenses prévues pour l’année et les entrées ou sorties de trésorerie par mois. Cette méthode d’organisation ne fixe ni les règles de répartition ni les décisions à prendre pour votre copropriété.

1. Rassembler les pièces avant de calculer

Réunissez les dernières factures, les contrats en cours, les relevés bancaires, les paiements reçus, les sommes restant à recevoir et les décisions relatives aux travaux. Pour chaque document, notez sa période, son montant, la prestation couverte et sa date de paiement. Une facture annuelle et une facture mensuelle ne doivent pas être comparées directement.

Classez les dépenses en nettoyage, entretien, énergie des parties communes, assurances, gestion et travaux. Le classement sert à rendre les coûts lisibles ; il ne remplace pas les catégories ni les clés définies dans les documents de la résidence.

2. Séparer récurrent, ponctuel et réserve

Les dépenses récurrentes reviennent pendant l’année. Les travaux ponctuels sont rattachés à un projet identifié. La réserve est une somme prévue pour une incertitude ; ce n’est pas une facture déjà engagée. Évitez de présenter ces trois lignes comme des charges équivalentes. Pour un poste inconnu, écrivez « à chiffrer » et demandez un devis plutôt que de masquer l’incertitude avec un zéro.

3. Un exemple de préparation en DH

Les chiffres suivants sont fictifs et ne représentent pas un tarif de syndic ni une moyenne locale. Supposons un nettoyage de 2 000 DH par mois, un entretien de 1 000 DH par mois, une énergie commune de 500 DH par mois et une assurance annuelle de 6 000 DH. Le total récurrent est : (2 000 + 1 000 + 500) × 12 + 6 000 = 48 000 DH.

Un projet de travaux estimé à 15 000 DH et une réserve de préparation de 5 000 DH portent l’enveloppe à 68 000 DH. Les honoraires de gestion ou tout autre poste absent de cet exemple restent à ajouter. Diviser ce total par le nombre de logements donne seulement un repère arithmétique ; ce n’est pas une clé de répartition à appliquer aux copropriétaires.

4. Transformer le budget en calendrier

Pour chaque mois, partez de la trésorerie d’ouverture, ajoutez les encaissements attendus puis retirez les décaissements prévus. Une cotisation attendue n’est pas un paiement reçu. Faites donc un scénario avec tous les encaissements prévus et un autre avec des retards identifiés. La différence indique les périodes à surveiller, sans inventer un taux de retard universel.

5. Prévoir un suivi simple

Dans votre tableau, créez les colonnes poste, budget annuel, dépense engagée, montant payé, écart et pièce justificative. Précisez si le suivi est mensuel ou trimestriel. Une différence peut venir d’un prix, d’une prestation supplémentaire ou d’un décalage de facture ; expliquez-la avant de conclure à une économie ou à un dépassement.

6. Préparer la demande de gestion

Pour une résidence à Tétouan, Martil ou Cabo Negro, indiquez son emplacement, le nombre de lots, les équipements communs, l’organisation actuelle et les pièces disponibles. Demandez un périmètre écrit : tenue des documents, traitement des demandes, suivi des prestataires, fréquence des informations et honoraires. Les engagements doivent être définis pour la résidence concernée.

Préparer un échange : https://syndiwise.com/gestion-syndic
Demander une proposition : https://syndiwise.com/contact?service=Gestion%20syndic

Comment utiliser cette fiche

Copiez la structure du tableau dans votre propre fichier et remplacez toutes les valeurs fictives par vos pièces. Conservez une version datée et une liste des éléments à confirmer. Cette fiche décrit une méthode de budget ; les règles applicables aux décisions, mandats et répartitions doivent être vérifiées à partir des documents de votre copropriété et auprès du professionnel concerné.